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Negli ultimi giorni, i principali media che si occupano del mondo del lavoro non hanno fatto altro che parlare di una statistica: secondo un recente sondaggio di Michael Page, il 71% dei lavoratori in Italia ha pensato di lasciare il nuovo lavoro dopo appena un giorno a causa di un’esperienza di onboarding insoddisfacente.

Un dato nettamente superiore alla media europea, che si ferma comunque a un significativo 46%.

Ma quali sono i principali errori che portano a questa insoddisfazione e da dove bisogna partire per evitarli?

Quando il primo giorno fa venire voglia di scappare

Normalmente, chi ha già accumulato qualche cambio di azienda nella propria carriera avrà già avuto quell’esperienza da dimenticare, in cui, il primo giorno del nuovo lavoro, si è trovato a chiedersi: “Ma chi me lo ha fatto fare?“.

Se a questo si aggiunge un’accoglienza fredda, poca chiarezza sul ruolo e una sensazione generale di smarrimento, il rischio che il nuovo dipendente inizi subito a guardarsi intorno è più che concreto.

La mancanza di un punto di riferimento e di momenti di socializzazione può generare un senso di isolamento, facendo percepire l’azienda come un ambiente ostile o poco accogliente. Questo impatta non solo sulla motivazione, ma anche sull’efficacia del dipendente nel suo nuovo ruolo. In alcuni casi, persino i compiti più semplici possono diventare frustranti quando manca un adeguato supporto iniziale.

L’onboarding aziendale non è solo una questione di procedure, ma di esperienza umana. Far sentire un nuovo collega benvenuto significa facilitare la sua integrazione nel team, garantire una comunicazione chiara e costruire fin da subito un rapporto di fiducia con l’azienda. Se questi elementi vengono trascurati, il primo giorno può trasformarsi rapidamente in una delusione tale da spingere il nuovo arrivato a rimettere in discussione la propria scelta.

I principali errori nell’onboarding

Ma cosa spinge così tanti dipendenti a valutare l’addio immediato? Il report mette in evidenza un fattore chiave: la carenza di supporto. Soltanto il 26% del campione ha dichiarato di essersi sentito davvero accompagnato in questa fase di transizione.

L’indagine di MichaelPage ha evidenziato tre criticità principali:

• Il 79% dei nuovi assunti non ha avuto un evento di benvenuto dedicato
• Il 43% non ha ricevuto informazioni chiare sul proprio ruolo e sulle aspettative prima dell’inizio
• Il 22% ha segnalato una mancanza generale di supporto nei primi giorni.

E non è tutto: per il 16% dei lavoratori intervistati, il primo pranzo in azienda si è svolto in completa solitudine, senza alcuna interazione con i colleghi. Un dettaglio apparentemente marginale, ma che impatta sul senso di appartenenza e sull’engagement.

Il risultato? Un dipendente su tre non consiglierebbe la propria azienda ad altri. E quando il passaparola negativo inizia a diffondersi, attrarre nuovi talenti diventa sempre più difficile.

Perché un buon onboarding è importante

Per comprendere appieno l’importanza di un efficace processo di onboarding in azienda, possiamo fare affidamento su numerosi studi, statistiche e sondaggi, che evidenziano come questo processo abbia un impatto positivo sia sull’azienda che sui lavoratori.

Diversi studi, come ad esempio la ricerca condotta dal Gruppo Brandon Hall, dimostrano che un processo di onboarding condotto con attenzione e cura nei dettagli aumenta i tassi di fidelizzazione del +82% e migliora la produttività dei nuovi dipendenti del +70%, riducendo anche in maniera impattante i tassi di turnover.

Questo implica che i nuovi dipendenti, riuscendo ad ambientarsi ed integrarsi al meglio nei propri team, condividendo i valori aziendali e comprendendo a pieno gli obiettivi, aumenteranno produttività e motivazione, oltre che senso di appartenenza.

Con lavoratori che performano meglio e rimangono in azienda più a lungo, si abbasseranno anche i costi di assunzione.

Come strutturare un onboarding da 10 in pagella: il caso Factorial

Ma cosa bisogna fare per strutturare un onboarding che non faccia più venire voglia alle persone di scappare dopo poche ore?

La cultura aziendale di Factorial pone grande attenzione nel processo di onboarding, proprio per questo, è un buon esempio da cui prendere spunto.

L’onboarding inizia ancora prima del primo giorno, con l’accesso a un’area digitale organizzata e di facile utilizzo per completare la checklist di azioni pre-onboarding (come ad esempio il caricamento dei documenti e la firma del nuovo contratto), ma anche per visualizzare una vasta gamma di informazioni, inclusi l’organigramma aziendale, i regolamenti e gli spazi.

Durante il processo di onboarding di Factorial, i nuovi assunti possono:

• Assistere a un’introduzione della compagnia, dei valori, dei benefit e del regolamento aziendale
• Conoscere i nuovi membri del team, manager e collaboratori
• Accedere a documenti e risorse utili
• Partecipare al pranzo di benvenuto con il proprio team

Inoltre, Factorial offre sempre un welcome pack a ogni nuovo dipendente: un piccolo e semplice gesto che trasmette la cura e l’importanza che l’azienda dà all’accoglienza dei propri dipendenti. All’interno del welcome pack vengono inseriti vari gadget, tra cui sticker, magliette, felpe e bottigliette brandizzate, gli stessi che sono già a disposizione dei colleghi.

Successivamente al primo giorno di lavoro, nel periodo post-onboarding, l’azienda continua a supportare la nuova risorsa attraverso:

• Incontri con il manager
• Raccolta di feedback
• Meeting 1:1 con tutti i colleghi

Il processo di onboarding di  Factorial è progettato per cercare di accogliere e integrare i nuovi talenti nel modo migliore possibile. Dall’inizio del loro percorso  fino a quando non saranno perfettamente integrati in azienda.

Factorial, tra i principali software europei di nuova generazione per la gestione aziendale, ha annunciato oggi un’importante espansione dell’accordo di investimento con General Catalyst.

L’aggiunta di 120 milioni di dollari porta l’investimento totale di General Catalyst in Factorial da 80 milioni a 200 milioni, rafforzando ulteriormente la fiducia nel percorso di crescita dell’azienda e aprendo nuove opportunità per accelerare l’espansione.

I fondi saranno utilizzati per alimentare l’espansione geografica di Factorial, in particolare in Germania, Francia e Italia, e per consolidare la sua posizione di leadership nel mercato dei software di gestione aziendale.

Jordi Romero e Bernat Farrero, co-fondatori di Factorial

Da software HR a piattaforma completa per la gestione aziendale

Nata inizialmente come software dedicato alle risorse umane, Factorial si è evoluta in una piattaforma completa per la gestione aziendale. La recente crescita è stata trainata dal lancio di nuovi prodotti dedicati alla gestione dei progetti, alla formazione e alla gestione delle spese, in linea con la visione aziendale: creare una piattaforma orizzontale e intuitiva per imprese di ogni dimensione.

Un investimento che premia i risultati

La decisione di General Catalyst di aumentare il proprio investimento in Factorial riflette l’entusiasmo per i risultati raggiunti nel 2024, in particolare per il modello di business e la strategia di crescita efficiente messa in atto per i prossimi anni.

Pranav Singhvi, Managing Director di General Catalyst, ha commentato:

“Dal nostro punto di vista, è raro vedere un’azienda crescere in modo così rapido ed efficiente come ha fatto Factorial nel 2024. La loro capacità di scalare in modo sostenibile restando all’avanguardia dell’innovazione ha reso questa decisione molto semplice per noi. Stiamo raddoppiando il nostro investimento e siamo entusiasti di alimentare la prossima fase di crescita di Factorial.”

Crescita sostenibile ed espansione strategica

Factorial ha raggiunto una crescita straordinaria nel 2024, ampliando la propria base clienti a oltre 13.000 aziende. Grazie a questo nuovo finanziamento, Factorial è ora in una posizione ideale per continuare la propria espansione senza compromettere l’equilibrio finanziario o diluire il capitale degli azionisti.

“La crescita efficiente e prevedibile di Factorial ci permette di perseguire un’espansione ambiziosa senza diluire i nostri azionisti – rendendoci un caso raro di azienda in forte crescita e al tempo stesso finanziariamente sostenibile”, afferma Jordi Romero, CEO e co-fondatore di Factorial.“

Factorial sta vivendo un’adozione molto rapida in tutta Europa, con una crescita particolarmente forte in Germania, il mercato attualmente in più rapida espansione. I clienti apprezzano la semplicità e flessibilità della piattaforma all-in-one di Factorial, che integra senza soluzione di continuità molteplici funzioni aziendali.

Per supportare questa crescita accelerata, Factorial sta ampliando il proprio team in modo deciso, con l’obiettivo di assumere fino a 50 persone a settimana, passando da 900 a 1.300 collaboratori in pochi mesi.

Skill-based hiring: è questo il nuovo trend che rivoluzionerà il modo di fare recruiting?

Non è un segreto che le strategie di selezione del personale, in particolare nell’ultima decade, hanno continuato a evolversi, adattandosi continuamente alle esigenze del mercato del lavoro e al ricentramento delle necessità sia delle aziende, sia dei candidati.

Ancora una volta, lo stato attuale del mondo del lavoro sta riproponendo un problema alle organizzazioni:

L’assunzione basata sulle competenze

L’assunzione basata sulle competenze si concentra sulle capacità reali dei candidati piuttosto che sul loro background accademico o professionale. Questo approccio si allontana dalla tradizionale dipendenza dai titoli di studio e dagli anni di esperienza per mettere in primo piano ciò che una persona sa realmente fare.

In un contesto lavorativo in continua trasformazione, questa strategia può aiutare le aziende a individuare talenti con il giusto mix di abilità e potenziale.

Un elemento chiave dello skill-based hiring è la valutazione basata su prove pratiche, assessment specifici e analisi delle soft e hard skills.

Sempre più aziende stanno adottando questa metodologia per superare i limiti dei curriculum tradizionali e rendere il processo di selezione più inclusivo ed efficace.

Da dove nasce l’esigenza di riadattare il processo di recruiting

Ma da dove nasce l’esigenza di riadattare il processo di recruiting?

Negli ultimi anni, il mondo del lavoro ha subito cambiamenti significativi, spingendo le aziende a riconsiderare i metodi tradizionali di selezione del personale. Fattori come la digitalizzazione, la carenza di talenti in alcuni settori e la crescente richiesta di flessibilità hanno messo in discussione l’importanza esclusiva di titoli accademici e percorsi formali.

In questo contesto, lo skill-based hiring emerge come un nuovo approccio che punta sulle competenze effettive dei candidati piuttosto che sui loro titoli di studio o sulle esperienze lavorative pregresse.

Del tema ha parlato anche Mercedes MacPherson, Chief of People di Factorial, nel suo contributo per la Guida HR 2025:

“Al giorno d’oggi, il vero problema non è la scarsità di profili validi, bensì la mancanza di strumenti e metodologie efficaci per scovare il loro potenziale. Tradizionalmente, le strategie di recruiting si sono concentrate su credenziali, esperienza pregressa e risultati comprovati.
Sebbene questo approccio offra una certa sicurezza, limita significativamente il bacino di candidati disponibili, portando non solo a un’inflazione salariale, ma anche all’esclusione di profili ad alto potenziale. I candidati che rispondono a questi rigidi criteri, infatti, sono spesso già impegnati in altri progetti e richiedono incentivi sostanziali per cambiare posizione.
Così facendo, le organizzazioni ignorano un ampio gruppo di persone con competenze e potenziale che vengono trascurate, a causa di pratiche di assunzione tradizionali e della riluttanza delle organizzazioni e dei leader ad adottare approcci innovativi e rischiosi nel reclutamento“.

I vantaggi dello skill-based hiring in numeri

Secondo la ricerca “Embracing a Skills-First Mindset“ condotta nel 2023 da OneTen, l’adozione di una strategia di assunzione basata sulle competenze porta a risultati concreti.

Sul campione intervistato, soltanto il 19% ha affermato di adottare un approccio skill-first per tutte le posizioni, nonostante il 77% dei responsabili delle assunzioni ha dichiarato di avere difficoltà nel reperire candidati qualificati e pronti al lavoro. Tra questi due gruppi, coloro che utilizzavano un approccio skills-first trovavano candidati due volte più facilmente rispetto a chi non lo faceva.

Fonte: OneTen

Ma i vantaggi, secondo lo studio, non si fermano qui:

• Il 77% dei responsabili HR intervistati ha dichiarato di trovare difficoltà a reperire candidati qualificati e pronti al lavoro.
• I manager che hanno iniziato a utilizzare una strategia skills-first hanno trovato candidati 2 volte più facilmente rispetto a chi non la usa.
• Il 79% afferma che la strategia ha ridotto gli errori di assunzione (mis-hiring).
• II 62% ha notato una forza lavoro più diversificata e inclusiva.

Garantire un processo di assunzione più equo alle persone

Basarsi sulle competenze nel momento dell’assunzione non è soltanto un vantaggio per le aziende, ma rappresenta anche un’opportunità di inclusione per i candidati.

Dare la priorità alle competenze reali e all’attitudine dei candidati, piuttosto che ai percorsi formativi tradizionali, permette di ampliare il bacino di talenti e di offrire opportunità a persone provenienti da contesti meno convenzionali.

Ad esempio, un professionista con una formazione nel settore B2C potrebbe venire sfavorito rispetto a chi ha esperienza diretta nel B2B, nonostante possieda competenze trasferibili e un mindset adatto al ruolo. Lo skill-based hiring contribuisce a superare questi pregiudizi, valorizzando le capacità pratiche dei candidati e favorendo una selezione più equa ed efficace.

Lo skill-based hiring non è solo un trend, ma una vera e propria rivoluzione nel mondo del recruiting. Le aziende che scelgono di adottare questa strategia possono beneficiare di un accesso più ampio ai talenti, una forza lavoro più diversificata e assunzioni più mirate e di qualità.

Con l’evoluzione del mercato del lavoro, sempre più organizzazioni potrebbero abbracciare questo approccio, trasformando il modo in cui viene valutato il potenziale dei candidati.

Hai mai sentito parlare di workforce management (WFM)? Hai già trovato il giusto workforce management software da utilizzare?

Per WFM s’intende l’insieme di sistemi che utilizzi in azienda con lo scopo di massimizzare la produttività dei lavoratori. 

Come vedremo questi sistemi permettono di semplificare attività ripetitive o molto laboriose, di ridurre i possibili errori umani, di monitorare le prestazioni dei dipendenti e tanto altro. Per saperne di più ti invitiamo a leggere questo articolo. 

Paragrafo dopo paragrafo scoprirai tutto quello che c’è da sapere: perché dovresti ottimizzare la gestione della forza lavoro, quali sono le attuali sfide da superare e quali efficaci strategie puoi utilizzare. 

Che cos’è il workforce management

Partiamo dalla definizione e dal significato di workforce management. In italiano possiamo tradurre le due parole con: gestione della forza lavoro. Per WFM s’intendono quindi l’insieme di sistemi software e hardware presenti in azienda che permettono di gestire al meglio il lavoro delle risorse umane. 

Si tratta di sistemi sempre più evoluti, che, come scopriremo, ti aiutano a prendere decisioni cruciali per il benessere dell’organizzazione e dei lavoratori stessi.

Un completo sistema di workforce management puoi utilizzarlo per: 

Gestire al meglio tutti questi aspetti fa la differenza. Come scopriremo la tecnologia oggi ti mette a disposizione strumenti innovativi per rivoluzionare la gestione della forza lavoro in azienda. 

I problemi più frequenti nel workforce management

Ma perché dovresti dedicarti alla gestione della forza lavoro? Perché implementare un workforce management system? La risposta è semplice: per superare tutta una serie di problemi che sicuramente ogni giorno ti trovi ad affrontare in azienda.

Ecco alcuni dei problemi più comuni che un WFM system può permetterti di risolvere: 

• Prestazioni non adeguate: talvolta i dipendenti non riescono a mantenere la produttività a buoni livelli. Questo può essere causato da diversi fattori. Ad esempio, la mancanza di formazione, scarse motivazioni, feedback non efficaci oppure come datore hai aspettative irrealistiche. Un sistema di WFM può aiutarti a individuare le cause e a risolvere le problematiche. 
• Difficoltà ad attrarre talenti: tutte le organizzazioni vorrebbero attirare i migliori talenti ma non sempre ci riescono. Una corretta gestione della forza lavoro, fin dalla fase di selezione del personale, aiuta ad avvicinare le migliori risorse evitando che queste decidano di lavorare per la concorrenza. 
• Scarsa comunicazione: un sistema di workforce management può migliorare di gran lunga la comunicazione e di conseguenza i rapporti tra i lavoratori e tra lavoratori e superiori. Un’efficace workforce management non può prescindere da una comunicazione chiara, trasparente e in tempo reale. 
• Onboarding e formazione inadeguata: quando i nuovi lavoratori impiegano troppi mesi ad adattarsi alle mansioni e ai compiti assegnati vuol dire che c’è qualcosa che non va nei programmi di inserimento e di formazione. Il WFM include anche l’utilizzo di applicativi per migliorare e ottimizzare le fasi di onboarding e i programmi di formazione. 

Questi sono solo alcuni dei problemi che l’implementazione di una strategia di workforce management può permetterti di risolvere. Spetta a te decidere su quali aspetti concentrarti, sulla base delle inefficienze individuate in azienda.

Workforce management: quali sono le strategie vincenti

La gestione della forza lavoro in azienda non è semplice. Come titolare hai il compito di assicurarti che tutto proceda nel miglior modo possibile. 

Devi quindi assicurare al neo assunto un corretto piano di inserimento, ai lavoratori senior la possibilità di apprendere sempre nuove competenze. Poi ci sono da gestire al meglio gli aspetti amministrativi quali, ad esempio: 

• Presenze 
• Ferie
• Permessi 
• Turni di lavoro  

Insomma, per gestire il tutto è necessario pianificare un strategia. Diversamente è impossibile riuscire a mettere i lavoratori nelle migliori condizioni possibili per svolgere i compiti e le mansioni assegnate e per raggiungere gli obiettivi prefissati.

Tra le strategie più adottate segnaliamo: 

• Mettere i dipendenti al primo posto: come spesso ripetiamo i dipendenti sono la risorsa più preziosa che hai. Metterli al primo posto, cercare di venire incontro alle loro esigenze, promuovere diversità e inclusione in azienda, fanno da base per la definizione di una corretta strategia di WFM. 
• Parti dai problemi più grandi: individua quali sono le criticità presenti che limitano la crescita e le prestazioni della forza lavoro. In questa fase può essere utile confrontarsi anche con altre figure aziendali quali manager, responsabili e rappresentanti dei lavoratori. 
• Scegli con cura gli strumenti: per gestire la forza lavoro puoi avvalerti di tanti diversi strumenti. Scegliere con cura valutando pro e contro di ogni nuovo software o sistema è fondamentale per raggiungere gli obiettivi prefissati e risolvere definitivamente i problemi. 

Affidati alle metriche: i KPI (Key Performance Indicators) hanno un ruolo importantissimo in questa fase. Definire una strategia di workforce management basandosi su dati e metriche è indubbiamente il miglior modo di procedere, poiché evita di lasciarsi trasportare dalle emozioni e dalle impressioni personali.

I vantaggi del WFM

Come datore di lavoro sai bene che per raggiungere gli obiettivi aziendali c’è bisogno di lavoratori di talento, di un’attenta pianificazione di tutti i processi e di un costante monitoraggio delle attività svolte. Un workforce management è efficiente quando ti permette tutto questo.

I vantaggi che ne derivano sono facilmente intuibili e si traducono in: 

Questi vantaggi possono essere raggiunti solo definendo correttamente la strategia di WFM e individuando le tecnologie che davvero possono aiutare la tua azienda. Così facendo riuscirai presto a implementare un sistema per gestire meglio il personale.

Un sistema che oltre a migliorare la produttività, viene incontro anche alle esigenze dei lavoratori. Questi ultimi, apprezzeranno i tuoi sforzi finalizzati a garantire un: 

• Ambiente di lavoro trasparente e collaborativo 
• Adeguato piano di crescita professionale 
• Giusto compenso basato sulla produttività 

In definitiva, il mercato del lavoro in continua evoluzione non può che spingerti verso nuovi ed efficienti sistemi che possano garantirti un’ottimale gestione delle risorse umane. 

Piattaforme e software di gestione aziendale permettono di monitorare ogni attività e processo in tempo reale e possono realmente aiutarti a far emergere e coinvolgere i talenti in azienda. Saranno poi questi ultimi la tua vera risorsa, quella che ti porterà a essere competitivo in un mercato sempre più globalizzato. 

La gestione dei carichi di lavoro con Excel (+Modello gratis)

Una corretta gestione dei carichi di lavoro è fondamentale per migliorare la produttività aziendale e garantire un’equa distribuzione delle attività tra i dipendenti.

Se la tua azienda non dispone ancora di un software dedicato, Excel può essere una soluzione efficace per organizzare e monitorare i carichi di lavoro.

Grazie al nostro modello preimpostato, puoi facilmente assegnare le attività, definire le priorità, monitorare le scadenze e individuare eventuali sovraccarichi. Scarica gratuitamente il nostro modello Excel per la gestione dei carichi di lavoro e ottimizza la pianificazione delle risorse in modo semplice e intuitivo.

Ottimizza la gestione della forza lavoro con Factorial

Il mercato mette a disposizione numerose alternative per digitalizzare il workforce management in azienda. Comunemente il modo più rapido per gestire meglio la forza lavoro consiste nell’installare un software di gestione aziendale All-in-one. 

Il nostro consiglio è quello di individuare le esigenze della tua organizzazione. Ad esempio, se hai difficoltà a trovare e attrarre nuovi talenti da inserire in azienda, accertati che l’app scelto abbia funzionalità utili per ottimizzare il processo di recruiting. 

Se sei alla ricerca di un workforce management software completo e semplice da utilizzare dovresti provare Factorial. Factorial è disponibile anche in versione mobile e ha tutte le funzionalità di cui hai bisogno per implementare una vincente strategia di WFM. 

Puoi provare gratis Factorial e verificare tu stesso le numerose funzionalità. Tra queste siamo sicuri che apprezzerai la possibilità di rilevare le presenze direttamente dallo smartphone, di valutare il personale e di elaborare report basati sui dati. Ma il software lo puoi utilizzare per tanto altro. Ad esempio: 

Scarica subito Factorial, automatizza e digitalizza i processi e inizia subito a risparmiare almeno 30 ore al mese che oggi perdi in attività amministrative. 

Domande frequenti relative al Workforce Management

Cosa significa workforce management?

Per WFM s’intendono l’insieme di sistemi software e hardware presenti in azienda che permettono di gestire al meglio il lavoro delle risorse umane. 

Quali problemi risolve il workforce management?

Tra i problemi comuni che un sistema di workforce management risolve ci sono: la difficoltà ad attrarre talenti, una scarsa comunicazione, onboarding e formazione non adeguata.

Quali sono i vantaggi del workforce management?

Tra i vantaggi del workforce management troviamo l’aumento della produttività, la riduzione dei costi operativi e una pianificazione ottimale dei turni di lavoro. 

Gestire un’azienda oggi significa non solo puntare alla crescita e al profitto, ma anche garantire il rispetto delle normative e la prevenzione di rischi legali. Tra gli strumenti più importanti per tutelare l’impresa c’è il Modello 231, uno strumento introdotto dal introdotto dal Decreto Legislativo 231/2001 per le aziende che vogliono prevenire il rischio di sanzioni in caso di reati commessi nell’interesse o a vantaggio dell’azienda. 

Anche se la legge non obbliga tutte le aziende ad adottare il Modello 231, farlo può essere molto vantaggioso. Ma come funziona esattamente? E perché sempre più imprese lo stanno adottando?

Cos’è il Modello 231 

Il Modello 231 è un sistema di organizzazione, gestione e controllo che le aziende possono adottare per prevenire reati e ridurre il rischio di responsabilità amministrativa, come previsto dal Decreto Legislativo 231/2001. 

Questo modello stabilisce procedure e protocolli interni per evitare che dirigenti, dipendenti o collaboratori commettano reati nell’interesse o a vantaggio dell’azienda. Se ben applicato, può escludere o attenuare la responsabilità della società in caso di illeciti.

Cosa dice la legge su questo modello

La legge di riferimento in questo caso è il Decreto Legislativo 231/2001, che ha introdotto in Italia la responsabilità amministrativa delle imprese per determinati reati commessi da amministratori, dirigenti o dipendenti. Questo significa che, se un dipendente o un amministratore commette un illecito come corruzione, riciclaggio, frode o violazioni della sicurezza sul lavoro, l’azienda rischia sanzioni pesanti.

Le conseguenze possono essere severe:

• Sanzioni pecuniarie che possono arrivare a milioni di euro.
• Interdizione dall’attività e revoca di autorizzazioni o concessioni.
• Confisca dei beni derivanti dal reato.

Per questi motivi, per dare maggiori garanzie, il legislatore ha previsto il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, ovvero il Modello 231, che può essere utilizzato dalle aziende che, in questo modo, possono tutelarsi dimostrando di aver fatto tutto il possibile per prevenire illeciti e operare in modo trasparente.

Al comma 2 dell’art. 7 del decreto infatti viene specificato che, se la commissione di reato all’interno dell’azienda è stata resa possibile dall’inosservanza degli obblighi di direzione o vigilanza: “È esclusa l’inosservanza degli obblighi di direzione o vigilanza se l’ente, prima della commissione del reato, ha adottato ed efficacemente attuato un modello di organizzazione, gestione e controllo idoneo a prevenire reati della specie di quello verificatosi”. 

Il Modello 231 è obbligatorio?

Non esiste un obbligo generale per tutte le aziende di adottare il Modello 231. Tuttavia, ci sono alcuni settori in cui la sua adozione è fortemente consigliata o addirittura necessaria per partecipare a bandi pubblici, appalti o per ottenere certificazioni.

In particolare, il Modello 231 è fondamentale per le imprese che operano in:

• Settori regolamentati come energia, sanità e trasporti.
• Appalti pubblici, per dimostrare la conformità ai requisiti di legalità.
• Attività a rischio di reati finanziari, ambientali o legati alla sicurezza sul lavoro.

Perché adottare il Modello 231?

Adottare il Modello 231 porta diversi vantaggi alle aziende, sia dal punto di vista legale che organizzativo. Ovvero: 

• Rappresenta una forma di protezione legale, perché dimostra che l’impresa ha adottato misure concrete per prevenire reati. In caso di illeciti commessi da dipendenti o dirigenti, la presenza del modello può ridurre o persino escludere la responsabilità dell’azienda, evitando sanzioni amministrative e interdittive;
• Aiuta a migliorare la governance aziendale, dal punto di vista organizzativo, strutturando in modo più efficace le procedure interne e riducendo il rischio di comportamenti illeciti;
• Adottarlo può fare la differenza anche in termini di reputazione, infsatti clienti, fornitori e investitori vedono la sua implementazione come un segnale di affidabilità e serietà; 
• Può essere essenziale per la partecipazione a gare e appalti pubblici, poiché in alcuni casi il possesso del Modello 231 è un requisito richiesto per accedere a bandi e opportunità di business con la pubblica amministrazione.

Infine, se affiancato da un software di whistleblowing, ovvero un canale interno che permette ai dipendenti (e, in alcuni casi, anche a collaboratori esterni) di segnalare comportamenti illeciti o irregolarità all’interno dell’azienda, in modo anonimo e protetto, può fare davvero la differenza. 

Questo sistema infatti garantisce che chiunque noti violazioni delle regole aziendali o della legge possa riportarle senza timori di ritorsioni, contribuendo a prevenire reati e a migliorare la gestione della conformità aziendale. Incorporare questi due modelli, di fatto, contribuisce a rafforzare la cultura della trasparenza, perché dimostra l’impegno dell’azienda nel contrastare condotte illecite, dall’altro garantisce un ambiente di lavoro etico e sicuro.

Chi redige il Modello 231?

La stesura del Modello 231 richiede competenze giuridiche e organizzative. Generalmente, viene redatto da:

• Consulenti legali e esperti di compliance, che analizzano i rischi aziendali e definiscono le misure di prevenzione. Tra questi rientrano i professionisti esperti in materia di ambiente e sicurezza, che possono essere supportati da legali, informatici e gli RSPP (Responsabili del servizio di prevenzione e protezione); 
• L’Organismo di Vigilanza (OdV), nel rispetto di quanto stabilito  dal D. Lgs. 231/01, ovvero un ente interno dell’azienda dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo che ha il compito di vigilare affinché non si verifichino condotte fraudolente da parte delle figure apicali dell’organizzazione. L’OdV ha un ruolo cruciale: deve garantire che il Modello 231 sia aggiornato e che le procedure siano rispettate, segnalando eventuali violazioni o necessità di modifica.

Infatti, all’art. 7 comma 4 del D. Lgs. 231/01, viene specificato che “l’efficace attuazione del modello richiede una verifica periodica e l’eventuale modifica dello stesso quando sono scoperte significative violazioni delle prescrizioni ovvero quando intervengono mutamenti nell’organizzazione o nell’attività”. 

Come si compone il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo

Il Modello 231 è strutturato in diverse sezioni fondamentali, ovvero deve contenere: 

• Codice etico, che definisce i valori e i principi dell’azienda;
• Mappatura dei rischi, che identifica le aree aziendali più esposte a illeciti;
• Procedure di controllo, che stabiliscono regole interne per prevenire reati;
• Sistema disciplinare, che definisce le sanzioni per chi viola il modello, come indicato all’art. 7 comma 4 del D. Lgs. 231/01. 

Inoltre deve indicare l’Organismo di Vigilanza (OdV) o il responsabile della verifica e dell’aggiornamento del Modello.

Come specificato al comma 3 dell’art. 7 del D. Lgs. 231/01, il modello deve prevedere “in relazione alla natura e alla dimensione dell’organizzazione nonché al tipo di attività svolta, misure idonee a garantire lo svolgimento dell’attività nel rispetto della legge e a scoprire ed eliminare tempestivamente situazioni di rischio”. 

Gestisci i documenti aziendali in sicurezza con Factorial

Un aspetto cruciale del Modello 231 è la gestione documentale: policy aziendali, report di audit, verbali dell’OdV e documenti di compliance devono essere archiviati in modo sicuro e facilmente accessibili.

Con strumenti digitali come Factorial, è possibile:

• Archiviare e gestire i documenti aziendali in un unico spazio sicuro.
• Monitorare aggiornamenti e revisioni del Modello 231.
• Garantire la conformità normativa con sistemi di sicurezza avanzati.

Domande frequenti sul Modello 231

Che cos’è il Modello 231?
È un sistema di gestione aziendale che aiuta le imprese a prevenire illeciti e ridurre il rischio di sanzioni.

Chi è obbligato al Modello 231?
Non è obbligatorio per tutte le aziende, ma è consigliato per chi opera in settori a rischio o partecipa a gare pubbliche.

Cosa prevede il Decreto 231?
Il D.Lgs. 231/2001 introduce la responsabilità amministrativa delle imprese per determinati reati e stabilisce le misure di prevenzione necessarie per escludere o ridurre tale responsabilità.

A cosa serve l’adozione del Modello 231?
Serve a proteggere l’azienda da rischi legali, migliorare la trasparenza e favorire una cultura aziendale etica.

Stai cercando un modello di carichi di lavoro Excel? Vuoi sapere come strutturarlo e consigli utili per gestirlo al meglio?

La gestione dei carichi di lavoro rappresenta un elemento essenziale per garantire produttività, efficienza e benessere organizzativo all’interno di un’azienda. Se la distribuzione delle attività non è bilanciata in modo adeguato, si corre il rischio di sovraccaricare alcuni membri del team, con conseguenze negative come stress lavorativo, demotivazione e riduzione della qualità del lavoro svolto.

Uno strumento molto utile per affrontare questa sfida è un modello Excel per la gestione dei carichi di lavoro, che consente di tenere sotto controllo l’assegnazione delle attività, il numero di ore impiegate per ciascun compito e la capacità disponibile di ciascun dipendente o team.

In questo articolo, analizzeremo cos’è un modello Excel per carichi di lavoro, a cosa serve, come strutturarlo in modo efficace e quali strategie adottare per migliorare la gestione dei carichi di lavoro all’interno della tua azienda. Inoltre, ti forniremo un esempio pratico che potrai scaricare gratuitamente per ottimizzare il tuo metodo di lavoro.

Cos’è un modello per carichi di lavoro in Excel?

Un modello per carichi di lavoro in Excel è un foglio di calcolo pre configurato che aiuta a registrare, monitorare e gestire la distribuzione delle attività tra i membri del team in modo dettagliato e strutturato. Il suo obiettivo principale è fornire una visione chiara della capacità lavorativa disponibile, delle scadenze da rispettare e dell’impegno richiesto per ciascun progetto o compito assegnato. Questo tipo di modello è particolarmente utile nel project management.

Questi modelli possono includere diverse informazioni, tra cui:

• Nome del progetto o dell’attività: una descrizione chiara e sintetica dell’attività da svolgere;
• Responsabile assegnato: la persona o il team incaricato di portare a termine il compito;
• Data di inizio e data di fine: il periodo di tempo previsto per la realizzazione dell’attività;
• Numero di ore richieste: la stima del tempo necessario per completare il compito;
• Priorità del compito: il livello di urgenza e importanza dell’attività all’interno del flusso di lavoro;
• Stato di avanzamento: lo stato attuale dell’attività (es. non iniziato, in corso, completato, in ritardo).

A cosa serve il modello per carichi di lavoro?

L’uso di un modello Excel per la gestione dei carichi di lavoro offre numerosi vantaggi, tra cui:

• Distribuzione equa delle attività: un modello ben progettato consente di verificare in modo chiaro che il carico di lavoro sia equamente distribuito tra i membri del team. Ciò evita che alcuni lavoratori siano eccessivamente sovraccarichi di compiti mentre altri abbiano meno responsabilità, garantendo un ambiente di lavoro più equilibrato ed efficiente.
• Pianificazione strategica ed efficace: un piano di lavoro chiaro aiuta a programmare le attività in modo ottimale, assegnando le risorse giuste a ciascun compito. Questo assicura il rispetto delle tempistiche previste, evitando sprechi di tempo e risorse.
• Monitoraggio in tempo reale: un modello aggiornato costantemente fornisce una visione sempre aggiornata delle attività in corso. Questo permette ai responsabili di intervenire tempestivamente in caso di problemi, ritardi o imprevisti, ottimizzando le operazioni aziendali.
• Miglioramento della produttività e dell’efficienza: una corretta gestione dei carichi di lavoro riduce i tempi morti e garantisce che ogni risorsa sia impiegata nel miglior modo possibile. Questo porta a un miglioramento significativo della produttività aziendale.
• Supporto alle decisioni strategiche: i dati raccolti attraverso il modello Excel consentono ai manager di prendere decisioni informate, ottimizzando la distribuzione delle risorse in base ai dati effettivi sulle capacità e sulle esigenze aziendali.

Riassumendo, con un modello ben strutturato e facilmente consultabile, è possibile ottenere un migliore equilibrio nella distribuzione del lavoro, prevenire il sovraccarico di alcuni dipendenti, migliorare la pianificazione delle risorse e garantire il rispetto delle scadenze aziendali.

Come strutturare il calcolo dei carichi di lavoro in Excel

Per creare un modello efficace per la gestione dei carichi di lavoro, è importante strutturarlo correttamente, seguendo diversi passaggi chiave.

Definire le colonne principali

Un buon modello Excel dovrebbe contenere colonne ben organizzate per raccogliere tutte le informazioni necessarie. Alcune colonne fondamentali possono essere:

• Attività/Progetto: Nome del compito o del progetto assegnato
• Responsabile: Nome della persona incaricata
• Data di inizio e fine: Periodo previsto per il completamento dell’attività
• Ore previste: Numero stimato di ore richieste per completare il lavoro
• Ore effettivamente lavorate: Tempo realmente impiegato
• Stato: Completato, In corso, In attesa

Utilizzare formule per il calcolo automatico

L’uso di formule Excel aiuta a rendere il modello più efficace. Alcune funzioni utili includono:

• SOMMA(): Per calcolare il totale delle ore assegnate a ogni membro del team.
• SE(): Per evidenziare sovraccarichi di lavoro o attività urgenti.
• FORMATTAZIONE CONDIZIONALE: Per colorare automaticamente le celle in base allo stato dell’attività (es. verde per completato, giallo per in corso, rosso per in ritardo).

Integrare grafici o diagrammi

Integrare un diagramma di Gantt o un grafico a barre all’interno della gestione dei progetti consente di ottenere una rappresentazione visiva chiara e immediata dello stato di avanzamento del lavoro.

Questo approccio facilita non solo il monitoraggio delle attività e delle tempistiche, ma anche la distribuzione efficace delle risorse e la gestione delle priorità. Inoltre, offre al team e ai responsabili un quadro d’insieme dettagliato, migliorando la comunicazione, la collaborazione e la capacità di prendere decisioni informate.

Esempio di un diagramma di Gantt

Esempio di modello carichi di lavoro Excel: scaricalo gratis

Vorresti gestire al meglio il carico di lavoro in azienda? Noi di Factorial abbiamo realizzato un foglio Excel personalizzabile per ottimizzare la gestione dei carichi lavorativi dei tuoi team.

Scarica gratis il nostro modello Excel per la gestione dei carichi di lavoro e inizia a organizzare le attività del tuo team in modo più efficiente.

Consigli utili per calcolare e gestire i carichi di lavoro in Excel

Oltre a utilizzare un modello Excel ben strutturato, ecco alcuni suggerimenti pratici per ottimizzare la gestione dei carichi di lavoro:

• Assegna le attività in base alle competenze: distribuisci il lavoro in modo equo, tenendo conto delle competenze di ciascun membro del team per migliorare l’efficacia delle assegnazioni. Considera anche eventuali specializzazioni o preferenze personali per massimizzare l’efficienza e la motivazione del team.
• Monitora regolarmente il carico di lavoro: aggiorna il modello frequentemente per mantenere una visione chiara dello stato dei progetti e apportare eventuali aggiustamenti in tempo reale. Pianifica riunioni periodiche per discutere eventuali sovraccarichi o problemi e redistribuire le attività se necessario.
• Utilizza colori e codici per una lettura veloce: evidenzia le attività urgenti o in ritardo con colori distintivi per facilitare il monitoraggio. Puoi anche utilizzare icone o simboli per segnalare immediatamente la priorità o il livello di completamento delle attività. Ad esempio: verde (attività completata), giallo (attività in corso) o rosso (attività in ritardo).
• Automatizza dove possibile: integra macro e formule avanzate per velocizzare il processo di aggiornamento e ridurre gli errori manuali. Strumenti come la convalida dei dati possono aiutarti a mantenere coerenza nei dati inseriti, mentre le macro possono semplificare operazioni ripetitive.
• Analizza i dati periodicamente: utilizza tabelle pivot o dashboard per individuare trend e migliorare la distribuzione del lavoro in futuro. Confronta i dati nel tempo per identificare eventuali colli di bottiglia e valutare se alcune attività richiedono una riorganizzazione o l’assegnazione di risorse aggiuntive.

Un modello Excel per la gestione dei carichi di lavoro è uno strumento prezioso per migliorare l’efficienza organizzativa, ottimizzare la distribuzione delle risorse e garantire un equilibrio tra produttività e benessere aziendale.

Limiti della pianificazione in Excel

Sebbene Excel sia uno strumento potente e versatile per la gestione dei carichi di lavoro, presenta alcuni limiti che possono rendere la pianificazione meno efficace, soprattutto per aziende in crescita o con esigenze più complesse. Ecco i principali svantaggi dell’uso di Excel per la gestione dei carichi di lavoro:

• Limitazioni con grandi volumi di dati
  Excel diventa difficile da navigare e mantenere aggiornato quando i dati aumentano, portando a rallentamenti ed errori.
• Collaborazione inefficace
  Non supporta il lavoro in tempo reale in modo ottimale, causando sovrascritture e problemi di versione, anche con strumenti cloud.
• Alto rischio di errori umani
  L’inserimento manuale può compromettere calcoli e analisi, influenzando la distribuzione dei carichi di lavoro.
• Monitoraggio statico
  Manca di funzionalità avanzate come notifiche automatiche, assegnazioni dinamiche e riprogrammazione automatica.
• Scarsa integrazione con altri strumenti
  Non si sincronizza facilmente con software HR, ERP o CRM, rendendo necessari aggiornamenti manuali.
• Visualizzazione poco intuitiva
  Grafici e tabelle pivot non offrono la chiarezza di dashboard interattive o Gantt chart dinamici.
• Scalabilità limitata
  Con la crescita aziendale, Excel diventa rapidamente inefficace, rendendo necessaria una soluzione più avanzata.

Ottimizza la gestione del lavoro con Factorial

Negli ultimi anni, il tema della leadership femminile ha guadagnato crescente attenzione, con sempre più donne che raggiungono posizioni di vertice nelle aziende.

Lo stesso accade in Italia, dove le CEO donna sono in percentuali leggermente minori rispetto alla media europea, con all’incirca un’azienda su quattro a essere guidata da una manager.

I ruoli manageriali più alti, però, non sempre sono il momento di coronamento di una carriera in ascesa. Uno studio della Utah State University, infatti, ha evidenziato una tendenza preoccupante: le donne sono più propense a essere nominate CEO di aziende in difficoltà rispetto ai top manager uomini.

Questo fenomeno fa sì che i ruoli di leadership, per le donne, siano un ostacolo alle volte insormontabile, pregiudicandone i risultati e trasformandosi nella cosiddetta glass-cliff: la scogliera di vetro dalla quale le manager devono tentare di evitare di precipitare insieme alle aziende.

Leadership femminile: un glass-ceiling ancora da sfondare

Un tempo il principale ostacolo per la scalata di una donna verso il vertice, il cosidetto glass-cieling, il soffitto di cristallo rimane un argomento attuale: gli impedimenti impliciti nella cultura che limitano l’avanzamento di carriera e la crescita professionale per le donne sono ancora un fattore determinante.

Questo soffitto è ancora da sfondare del tutto, anche se i dati sono incoraggianti. Le statistiche mostrano che sono sempre di più le donne che arrivano a ricoprire ruoli manageriali in azienda, con percentuali che, secondo il Rapporto annuale Women in Business di Bernoni Grant Thornton,  si aggirano intorno al 25% di CEO donna in Italia e il 32,4% di media in Europa, e che anche nel 2024 hanno confermato un trend positivo.

Cosa ci blocca, però, dal raggiungere quella equità totale, l’ideale del 50-50 che dovrebbe essere la norma in questo tipo di grafici?

Lo abbiamo chiesto a Tabita Luis, Founder di We All – Talent, Diversity and Inclusion: “Quando le aziende svolgono l’esercizio delle 9 caselle  per valutare le performance (che confronta le prestazioni con il potenziale di leadership), le donne risultano costantemente più performanti, ma vengono etichettate con un minor potenziale di leadership. Ogni aspetto dello sviluppo che può essere soggettivo è vulnerabile ai pregiudizi.”

La trappola dell’opportunità

Ma, ormai, in tema di leadership femminile non si parla più soltanto di glass-ceiling: a spaventare è la cosidetta glass-cliff.

La glass-cliff, ovvero scogliera di vetro, sta a indicare un fenomeno ricorrente nella leadership femminile, evidenziato dalla ricerca della Utah State University, che ha effettuato uno studio sulle aziende che sono rientrate nella lista “Fortune 500” negli ultimi 15 anni.

Le donne vengono promosse ai vertici aziendali quando le aziende sono già in crisi, affidando loro il compito di risolvere situazioni compromesse e, spesso, destinate al fallimento. Questo significa che il loro successo è più difficile da raggiungere e che, se le cose vanno male, la loro leadership verrà messa sotto accusa più rapidamente rispetto ai loro colleghi uomini.

Basta guardare i casi di Jill Soltau, chiamata a guidare J.C. Penney dopo una lunga serie di trimestri in perdita, o Marissa Mayer, che ha assunto la direzione di Yahoo quando l’azienda era già in declino. In entrambi i casi, il fallimento aziendale è stato attribuito alla loro gestione, ignorando il contesto difficile in cui erano state chiamate a operare.

Illustrazione di Ainhoa Valero Blanquer, Graphic Designer @ Factorial

Molto di questo deriva da un problema di percezione: i consigli di amministrazione vedono le donne come figure empatiche ideali per gestire una crisi, piuttosto che come leader a lungo termine.

Ma c’è di più. I candidati uomini possono permettersi di essere più selettivi nell’accettare questi ruoli, mentre le donne, ricevendo raramente un’opportunità di questo genere, si sentono obbligate ad accettarla, indipendentemente dalla scarsa probabilità di successo.

Nel frattempo, i media e gli investitori scrutinano le leader donne in modo più severo, confermando pregiudizi infondati sulla loro idoneità per questi ruoli.

I vantaggi della leadership femminile

Eppure, un rapporto della piattaforma di sondaggi aziendali, Peakon, mostra che i dati provano che la leadership femminile si traduce in vantaggi aziendali.

Tant’è che in uno studio pubblicato nel 2019 è stato preso in considerazione un campione composto da 60.000 dipendenti e 3.000 manager dislocati in 42 paesi diversi. Ciò che è stato fatto è stato censurare la percezione di leadership tra le aziende guidate principalmente da donne rispetto agli uomini.

I risultati sono stati trasformati in una tabella quantitativa basata su una scala da -0,2 punti a 0,8. Da lì emergono alcuni concetti interessanti come:

• Nelle aziende guidate da donne, i lavoratori si fidano maggiormente della strategia
  Alla domanda: “Gli obiettivi aziendali generali e le strategie stabilite dal top management stanno portando l’azienda nella giusta direzione“. Nel caso delle aziende gestite da donne, la stragrande maggioranza ha concordato, cosa che non è successa nelle aziende guidate da uomini.
• Migliori competenze trasversali
  Comunicazione e missione, due aspetti chiave della strategia, sono valutati in modo più positivo nelle aziende a leadership femminile. Entrambi i valori, come sappiamo sono fondamentali per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Alla domanda “la nostra organizzazione fa un buon lavoro nel comunicare gli obiettivi e le strategie stabilite dalla leadership senior“, la risposta positiva è stata forte nei casi di imprenditorialità femminile.
• Incoraggiano la fiducia
  “Con quale probabilità consiglieresti i prodotti o i servizi della tua azienda a familiari / amici?” Questa domanda ha dimostrato che nelle aziende gestite da donne i lavoratori credono e si fidano maggiormente del servizio o del prodotto che vendono, diventando i principali promotori del marchio.

Abbattere i rischi di glass-ceiling e glass-cliff

Sfondare il soffitto di vetro e abbattere i rischi della cosiddetta glass-cliff sono compiti che si coltivano promuovendo una cultura aziendale che si basi sui pilastri dell’inclusività e della diversità.

Questo non significa soltanto non discriminare, ma implica attuare azioni che permettano alle donne di assumere ruoli di leadership non solo quando c’è una crisi da gestire.

Questo significa:

• Ripensare i criteri di selezione per le posizioni di vertice, basandoli su competenze e risultati oggettivi, anziché su stereotipi di genere.
• Creare percorsi di sviluppo e mentorship, che permettano alle donne di acquisire esperienze manageriali in contesti favorevoli, anziché essere catapultate in situazioni di emergenza.
• Garantire pari opportunità nel processo di valutazione del talento, eliminando i bias inconsci che tendono a sottovalutare il potenziale di leadership femminile.
• Promuovere una cultura aziendale più inclusiva, in cui le donne non vengano viste solo come problem solver temporanee, ma come leader a lungo termine.

Le aziende devono smettere di usare la leadership femminile come ultima risorsa e iniziare a riconoscerne il valore reale. Solo così si potranno garantire alle donne opportunità di successo durature e non solo missioni impossibili.

Gestire le spese aziendali può essere complicato, ma con un modello di nota spese in Excel è possibile semplificare il processo.

Questo strumento consente di tenere traccia delle spese sostenute dai collaboratori, facilitando la rendicontazione e il rimborso. Consente di risparmiare tempo, garantire precisione nei calcoli e mantenere un archivio ordinato delle spese aziendali. Inoltre, consente all’azienda di rispettare le normative fiscali, evitando sanzioni o irregolarità.

In questo articolo vedremo nel dettaglio cos’è un modello di nota spese, come crearlo e compilarlo correttamente. Inoltre, analizzeremo i limiti dell’utilizzo di Excel e come una piattaforma digitale come Factorial può rendere tutto più semplice ed efficiente.

Cos’è un modello di nota spese in Excel

Un modello di nota spese in Excel è un documento preimpostato progettato per registrare e monitorare le spese aziendali.

Può includere voci come viaggi, pasti, alloggi, trasferte e materiali acquistati per conto dell’azienda. Inoltre, permette di distinguere tra spese anticipate dal collaboratore e spese pagate direttamente dall’azienda, garantendo una rendicontazione chiara e dettagliata.

Questo modello consente di raccogliere tutte le informazioni necessarie in un formato strutturato, facilitando la gestione delle spese e garantendo la trasparenza. La possibilità di categorizzare le spese consente inoltre di analizzare i costi aziendali e individuare eventuali aree di risparmio.

Inoltre, è spesso utilizzato per garantire la conformità alle politiche aziendali e fiscali, nel rispetto delle disposizioni previste dal Decreto Legislativo 241/1997, che impone l’obbligo di conservare ricevute e giustificativi per un periodo minimo di 10 anni.

L’utilizzo di un modello Excel offre diversi vantaggi. Innanzitutto, aiuta a mantenere ordine nei dati finanziari, riducendo il rischio di errori e omissioni. Inoltre, consente di ottenere una panoramica chiara e dettagliata delle spese sostenute.

Grazie alle formule integrate, è possibile calcolare automaticamente i totali, risparmiando tempo e minimizzando gli errori di calcolo. Tuttavia, è importante compilare correttamente il modello per garantire la validità delle informazioni inserite.

La struttura semplice e intuitiva del foglio di calcolo consente anche a chi non ha competenze avanzate di utilizzarlo con facilità, rendendolo accessibile a tutti i collaboratori.

Come si crea il modello di nota spese in Excel (+Modello scaricabile)

Creare un modello di nota spese in Excel è un processo semplice che richiede solo pochi passaggi. Vediamoli nel dettaglio:

1. Aprire Excel: Avviare Microsoft Excel o un software alternativo come Google Sheets o LibreOffice Calc.
2. Impostare l’intestazione: Inserire il titolo “Nota spese” in alto al documento. Aggiungere campi come nome del collaboratore, reparto, data della trasferta e motivo della spesa. Un’intestazione chiara aiuta a identificare rapidamente il documento.
3. Creare la tabella principale: Creare una tabella suddivisa in colonne per raccogliere informazioni dettagliate. Le colonne principali includono: data, descrizione della spesa, categoria (viaggi, pasti, alloggio, trasporti), importo speso, modalità di pagamento e riferimento della ricevuta.
4. Aggiungere formule di calcolo: Inserire formule come =SOMMA() per calcolare automaticamente il totale delle spese. È possibile aggiungere formule per calcolare anche l’IVA o altre imposte, se necessario. L’automatizzazione dei calcoli riduce il rischio di errori manuali.
5. Prevedere campi per la firma: Riservare uno spazio per la firma del collaboratore che ha sostenuto le spese e per l’approvazione da parte del responsabile aziendale. La firma conferma l’autenticità delle informazioni inserite.
6. Personalizzare il modello: Questo modello può essere personalizzato in base alle esigenze specifiche dell’azienda. Ad esempio, si possono aggiungere colonne per la valuta, il tasso di cambio, i chilometri percorsi o altre informazioni rilevanti. La personalizzazione consente di adattare il modello a settori specifici, come quello dei trasporti o della consulenza.

Scarica qui il nostro modello gratuito.

Come si compila la nota spese

Compilare correttamente una nota spese è essenziale per ottenere il rimborso in tempi rapidi. Ecco i passaggi principali da seguire:

1. Inserire i dati personali: Inserire nome, cognome, reparto di appartenenza e periodo di riferimento della trasferta. Questi dati permettono al reparto amministrativo di identificare rapidamente il collaboratore.
2. Registrare ogni spesa: Per ogni spesa sostenuta, indicare la data, una descrizione dettagliata (ad esempio, “Cena con cliente” o “Biglietto ferroviario”), la categoria (viaggio, pasti, alloggio, trasporti, materiali) e l’importo esatto. Una descrizione chiara semplifica il processo di verifica.
3. Allegare le ricevute: Ogni spesa deve essere supportata da una ricevuta o fattura valida, conforme a quanto previsto dal D.P.R. 633/1972 sull’IVA, che stabilisce l’obbligo di documentare le spese con giustificativi fiscalmente validi per poterle dedurre. È importante conservare tutti i documenti giustificativi per facilitare il controllo e l’approvazione. L’assenza di ricevute può comportare il rifiuto del rimborso, oltre a possibili irregolarità fiscali in caso di verifica da parte delle autorità competenti.
4. Calcolare il totale delle spese: Verificare che la somma delle spese sia corretta. Grazie alle formule integrate, il totale si aggiornerà automaticamente, evitando errori di calcolo.
5. Inserire eventuali note aggiuntive: Se necessario, aggiungere commenti o spiegazioni per spese particolari o fuori dall’ordinario. Le note aggiuntive aiutano a chiarire eventuali discrepanze.
6. Firmare e inviare la nota spese: Dopo aver completato la nota spese, firmarla manualmente o digitalmente e inviarla al reparto amministrativo per l’approvazione e il rimborso. Una firma digitale può velocizzare il processo di approvazione.
7. Archiviare la nota spese: Dopo l’approvazione, è consigliabile archiviare una copia della nota spese per eventuali controlli futuri.

I limiti di utilizzare un modello in Excel

Nonostante la sua praticità, l’uso di Excel presenta alcuni limiti, soprattutto quando si tratta di gestire un elevato numero di spese o coordinare diversi collaboratori.

Ecco i principali svantaggi:

• Rischio di errori manuali: Inserire i dati manualmente può portare a errori di digitazione o di calcolo. Anche un piccolo errore può compromettere l’intero documento.
• Difficoltà nel monitoraggio: Con più collaboratori che inviano file separati, il controllo delle spese può diventare complicato e dispendioso. La gestione dei file inviati via e-mail può generare confusione.
• Mancanza di automazione: Excel non consente un’automazione avanzata del processo di approvazione, richiedendo interventi manuali per ogni fase. L’approvazione manuale può rallentare il processo.
• Problemi di accessibilità: I file Excel devono essere inviati via e-mail o salvati su server condivisi, creando difficoltà di accesso e problemi di versionamento. Versioni diverse dello stesso file possono causare errori.
• Sicurezza dei dati: I file Excel non offrono livelli avanzati di sicurezza, aumentando il rischio di accessi non autorizzati.Questo aspetto è particolarmente critico in riferimento al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR, Regolamento UE 2016/679), che impone alle aziende l’obbligo di proteggere i dati personali dei collaboratori, garantendo la riservatezza e prevenendo eventuali violazioni. La perdita o la modifica non autorizzata dei dati può avere gravi conseguenze.

Per superare questi limiti, molte aziende stanno adottando piattaforme digitali specifiche per la gestione delle note spese, in grado di automatizzare l’intero processo e garantire una maggiore efficienza.

L’automazione riduce il tempo necessario per la gestione delle spese e migliora la precisione dei dati.

Gestisci le note spese con Factorial

Se l’utilizzo di Excel ti sembra macchinoso, Factorial è la soluzione ideale per gestire le note spese in modo rapido ed efficiente.

La piattaforma digitale di Factorial offre numerosi vantaggi per semplificare il processo di registrazione, approvazione e rimborso delle spese aziendali:

• Inserimento semplice e veloce: I collaboratori possono registrare le spese direttamente dall’app mobile, allegando le ricevute in formato digitale. L’inserimento immediato delle spese riduce il rischio di dimenticanze.
• Automazione del processo di approvazione: Le richieste di rimborso vengono inviate automaticamente ai responsabili, che possono approvarle con un clic. L’approvazione automatica accelera il processo.
• Monitoraggio in tempo reale: I responsabili aziendali possono controllare in tempo reale tutte le spese sostenute dai collaboratori, garantendo trasparenza e controllo. Il monitoraggio in tempo reale consente di individuare rapidamente eventuali anomalie.
• Archiviazione sicura: Tutti i documenti giustificativi sono archiviati digitalmente in un ambiente protetto, eliminando il rischio di smarrimento. L’archiviazione digitale semplifica l’accesso ai documenti.
• Reportistica avanzata: Factorial genera report dettagliati sulle spese aziendali, facilitando l’analisi dei costi e l’ottimizzazione del budget. La reportistica avanzata aiuta l’azienda a pianificare le spese future.
• Integrazione con altri strumenti aziendali: Factorial può integrarsi con altri software aziendali, migliorando la gestione complessiva delle risorse.

Con Factorial, gestire le note spese diventa un processo fluido e senza stress, permettendo all’azienda di risparmiare tempo e migliorare l’efficienza amministrativa.La digitalizzazione del processo riduce il carico di lavoro del personale amministrativo e aumenta la produttività.

Scarica ora il modello Excel gratuito e scopri come Factorial può semplificare la gestione delle spese aziendali.Elimina la necessità di fogli di calcolo complessi e riduci il rischio di errori manuali.

Non perdere l’opportunità di digitalizzare il processo e rendere più fluido il lavoro del tuo team amministrativo. La gestione delle spese aziendali non è mai stata così semplice e veloce!

Concludendo, passare a una piattaforma digitale come Factorial può rappresentare la scelta migliore per risparmiare tempo, ridurre gli errori e garantire una gestione efficiente delle spese. Provalo subito e scopri tutti i vantaggi che può offrire alla tua azienda. Digitalizza oggi stesso la gestione delle note spese e migliora l’efficienza operativa della tua impresa.

Cos’è il regolamento welfare aziendale? Come redigerne uno completo ed esaustivo?

Il benessere dei collaboratori è un elemento fondamentale per il successo di ogni azienda.

Un programma di welfare aziendale ben strutturato non solo migliora la qualità della vita lavorativa, ma contribuisce anche ad aumentare la produttività e la motivazione. Per garantire che tutti possano usufruire di questi vantaggi in modo equo e trasparente, è essenziale definire le regole attraverso un regolamento welfare aziendale chiaro e completo.

In questo articolo analizziamo in dettaglio cos’è un regolamento welfare aziendale, a cosa serve, come strutturarlo al meglio e quali sono le best-practices da seguire. Troverai inoltre un esempio pratico e un modello scaricabile gratuito che potrai utilizzare come riferimento per la tua azienda.

Cos’è un regolamento welfare aziendale

Un regolamento welfare aziendale è un documento ufficiale che definisce le modalità, i criteri e le condizioni con cui un’azienda offre ai propri collaboratori una serie di benefit e servizi finalizzati al miglioramento del loro benessere. Questo documento stabilisce le regole per l’accesso ai programmi di welfare, garantendo trasparenza e uniformità di trattamento.

A differenza del regolamento aziendale generico, che disciplina aspetti organizzativi, comportamentali e procedurali validi per tutta l’organizzazione, il regolamento welfare aziendale si concentra esclusivamente sulle misure che migliorano la qualità della vita lavorativa e personale delle persone. Entrambi sono essenziali per creare un ambiente di lavoro equo e produttivo, ma il regolamento welfare punta specificamente a incrementare la motivazione e la soddisfazione dei collaboratori.

Inoltre, un regolamento chiaro facilita il dialogo tra azienda e collaboratori, riducendo malintesi e favorendo un clima lavorativo più sereno. Questo aspetto è cruciale, specialmente in un contesto competitivo dove attrarre e trattenere talenti dipende anche dalla qualità dei benefit offerti.

A cosa serve questo tipo di documento

Il regolamento welfare aziendale svolge diverse funzioni chiave:

• Definisce i benefit disponibili: elenca i servizi e le agevolazioni offerti, come buoni pasto, assistenza sanitaria, supporto alla genitorialità e attività ricreative.
• Stabilisce i criteri di accesso: specifica chi può usufruire dei benefit, le modalità di richiesta e i limiti previsti.
• Garantisce equità e trasparenza: evita discriminazioni o trattamenti preferenziali, promuovendo un ambiente di lavoro più equo.
• Facilita la comunicazione interna: fornisce a tutti i collaboratori informazioni chiare e dettagliate sulle opportunità disponibili.
• Assicura la conformità legale: garantisce che il programma di welfare rispetti le normative vigenti, come previsto dalla Legge di Stabilità 2016 (Legge n. 208/2015, art. 1 commi 182-190), che ha introdotto agevolazioni fiscali per i benefit aziendali, incentivando le imprese a investire nel benessere dei propri collaboratori.”
• Aumenta la motivazione e la produttività: collaboratori soddisfatti sono più motivati e produttivi, contribuendo al successo complessivo dell’azienda.

Un regolamento ben strutturato aiuta anche i team HR a gestire meglio le richieste dei collaboratori, snellendo i processi burocratici e riducendo il carico amministrativo. In questo modo, l’azienda può concentrarsi maggiormente su attività strategiche, mentre i collaboratori beneficiano di un supporto più rapido ed efficiente.

Struttura del regolamento welfare aziendale

Per essere efficace e facilmente comprensibile, un regolamento welfare aziendale deve seguire una struttura chiara e ben organizzata. Ecco le sezioni principali da includere:

1. Premessa
   Breve introduzione che spiega lo scopo del documento e l’impegno dell’azienda nel promuovere il benessere dei propri collaboratori. La premessa può includere anche riferimenti ai valori aziendali e alla cultura organizzativa.
2. Obiettivi del programma di welfare
   Descrizione degli obiettivi principali, come migliorare la qualità della vita, favorire la conciliazione tra vita lavorativa e personale, e incentivare la motivazione. È utile specificare anche come il programma contribuisce al raggiungimento degli obiettivi aziendali.
3. Destinatari dei benefit
   Specificazione delle categorie di collaboratori che possono usufruire dei servizi di welfare, includendo eventuali criteri di anzianità o tipologie contrattuali. Si possono aggiungere dettagli su eventuali limitazioni o esclusioni, per evitare malintesi.
4. Tipologie di benefit offerti
   Elenco dettagliato dei benefit disponibili, suddivisi per categorie (es. assistenza sanitaria, buoni pasto, supporto alla famiglia, formazione, tempo libero). È utile aggiungere esempi concreti di ciascun tipo di benefit, per renderli più comprensibili.
5. Modalità di accesso e fruizione
   Istruzioni su come richiedere i benefit, eventuali procedure di approvazione e tempistiche da rispettare. Si può includere un diagramma di flusso per visualizzare meglio il processo.
6. Diritti e doveri dei collaboratori
   Chiarimenti su come utilizzare i benefit in modo corretto e responsabile, evitando abusi o utilizzi impropri. È importante sottolineare che l’uso scorretto dei benefit può comportare sanzioni disciplinari.
7. Gestione e aggiornamento del regolamento
   Indicazioni su chi è responsabile della gestione del programma di welfare e come verranno comunicati eventuali aggiornamenti. È consigliabile specificare con quale frequenza il regolamento viene revisionato per garantirne la conformità alle normative vigenti, inclusi gli obblighi previsti dal GDPR (Regolamento UE 2016/679) per la tutela e il trattamento dei dati personali dei collaboratori.
8. Disposizioni finali
   Clausole conclusive, incluse le modalità per risolvere eventuali controversie e i riferimenti legali pertinenti. Si può aggiungere anche un paragrafo dedicato alla tutela della privacy, spiegando come vengono gestiti i dati personali dei collaboratori.

Best-practices per la stesura del regolamento

Per garantire che il regolamento sia efficace e ben accolto dai collaboratori, è importante seguire alcune best-practices:

• Chiarezza e semplicità: Utilizzare un linguaggio chiaro e accessibile, evitando termini tecnici o burocratici. Aggiungere esempi pratici può rendere il documento più comprensibile.
• Coinvolgimento dei collaboratori: Considerare le esigenze e i suggerimenti dei collaboratori per creare un programma realmente utile. È possibile raccogliere feedback attraverso survey aziendali o focus group.
• Equità e inclusività: Assicurarsi che i benefit siano accessibili a tutte le categorie di collaboratori, senza discriminazioni. È importante includere benefit che rispondano alle diverse esigenze delle varie fasce d’età.
• Conformità legale: Verificare che il regolamento rispetti le normative vigenti in materia di welfare aziendale. È consigliabile consultare un esperto legale per evitare rischi di non conformità.
• Comunicazione efficace: Diffondere il regolamento in modo capillare, utilizzando canali come l’intranet aziendale, le email e le riunioni informative. È utile organizzare sessioni di Q&A per rispondere alle domande dei collaboratori.

Seguendo queste linee guida, l’azienda potrà creare un documento che non solo regola l’accesso ai benefit, ma contribuisce anche a rafforzare il senso di appartenenza e la motivazione dei collaboratori.

Esempio di regolamento aziendale (+ Modello scaricabile)

Di seguito, un esempio pratico di regolamento welfare aziendale per comprendere meglio la struttura e i contenuti del documento.

Esempio:

Premessa
L’Azienda XYZ si impegna a promuovere il benessere dei propri collaboratori attraverso un programma di welfare aziendale che mira a migliorare la qualità della vita lavorativa e personale. Questo regolamento stabilisce le modalità di accesso ai servizi di welfare, garantendo trasparenza, equità e conformità alle normative vigenti.

Destinatari

Possono usufruire dei benefit tutti i collaboratori con contratto a tempo indeterminato o determinato, inclusi i part-time, con almeno sei mesi di anzianità aziendale.

Benefit disponibili

• Assistenza sanitaria integrativa
• Buoni pasto elettronici
• Contributi per l’istruzione dei figli
• Abbonamenti per attività sportive e culturali
• Servizi di supporto alla genitorialità

Modalità di accesso

Per richiedere un benefit, il collaboratore deve compilare l’apposito modulo disponibile sull’intranet aziendale e inviarlo al dipartimento Risorse Umane entro il 10 di ogni mese.

Scarica qui un modello di regolamento welfare aziendale completo e modificabile a seconda delle esigenze.

Gestisci i documenti aziendali senza stress con Factorial

Redigere e gestire un regolamento welfare aziendale può essere complesso, soprattutto per le aziende con un numero elevato di collaboratori.

Ogni membro della tua organizzazione che lo ha firmato, infatti, deve avere accesso immediato e sempre garantito ai documenti, per sapere come muoversi in caso di dubbi o necessità.

Factorial supporta l’azienda semplificando e automatizzando tutti i processi lenti e macchinosi, intervenendo anche sulla fase di creazione e gestione dei documenti. Per esempio, tramite il gestionale potrai:

• Impostare obiettivi e compiti da completare nelle diverse fasi dell’onboarding
• Creare cartelle personalizzate per ogni documento e caricare più documenti in blocco
• Controllare lo stato di avanzamento delle attività in tempo reale
• Permettere ai dipendenti di firmare i documenti relativi al patto di non concorrenza in maniera immediata con una firma elettronica.